+38(067)512-22-37
info@ivepl.com.ua

Сервисы электронного документооборота 1С:Звіт и 1С:ЭДО

Развитие глобальных коммуникаций в деловой и повседневной жизни привело к появлению новой области взаимоотношений, предметом которых является электронный обмен данными. В таком обмене данными могут участвовать органы государственной власти, коммерческие и некоммерческие организации, а также граждане в своих официальных и личных отношениях.

Электронный обмен данными имеет ряд преимуществ:

- Экономия времени на процедурах подготовки, отправки и проверки электронных документов.
- Легкость автоматизации процедур электронного документооборота.
- Уменьшение затрат на расходные материалы и печатные устройства.

Однако, для внедрения электронного документооборота необходимо решить задачу однозначного идентификации пользователя и защиты документа от копирования, модификации и подделки.

Фирма 1С запустила в Укаине сервис 1С:Звіт и 1С:ЭДО, в которых реализованы механизмы идентификации пользователя с использованием  электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Данные сервисы позволяют обмениваться пользователям юридически значимыми регламентированными отчетами с контролирующими органами (1С:Звіт) и первичными документами с контрагентами (1C:ЭДО) в электронном виде (отчетами, счетами, актами налоговыми накладными и т.д.).


Правовые аспекты использования электронного документооборота

Действующим законодательством Украины предусмотрено создание и обмен первичными

документами в электронном виде. Оформление таких документов регламентируют следующие

законодательные акты:

• Податковий кодекс України;

• Цивільний кодекс України;

• Закон України №851 "Про електронні документи та електронний документообіг";

• Закон України №852 "Про електронний цифровий підпис";

• Закон України №996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні";

• Постанова КМУ №680 "Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного

документа (електронних даних) на певний момент часу".

Законы Украины "Об электронных документах и электронном документообороте"

(далее – Закон №851) и "Об электронной цифровой подписи" устанавливают основные

организационно-правовые основы электронного документооборота, использование электронных

документов, правовой статус электронной цифровой подписи и регулируют отношения в сфере

использования электронной цифровой подписи.

Статьей 207 Гражданского кодекса Украины определено, что "сделка считается совершенной

в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах

(в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны".

Использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях,

установленных законом.

Статьей 5 Закона №851 определено, что электронный документ – документ, информация

в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты

документа.

Так, в соответствии со статьей 6 Закона №851, электронная подпись является обязательным

реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора

и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.

Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 14 Закона №851 установлено, что электронный документооборот осуществляется

в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих

взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного

документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения

сделок, установленными гражданским законодательством.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой

отчетности в Украине" (далее – Закон №996), первичные и сводные учетные документы могут

быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты,

определенные этим пунктом, в частности, должности лиц, ответственных за совершение

хозяйственной операции и правильность ее оформления и личная подпись или другие данные,

позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной

операции.

При этом, пунктом 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском

учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года №88,

зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 г. под №168/704,

установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются

в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных

документах и электронном документообороте.

В то же время, пунктом 3 Порядка применения электронной цифровой подписи органами

государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями

и организациями государственной формы собственности, утвержденной постановлением

Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 г. №1452, органы государственной власти

применяют электронную цифровую подпись для совершения сделок с участием других юридических

и физических лиц только при наличии у них усиленных сертификатов открытых ключей.

То есть, органы государственной фискальной службы Украины могут заключать договоры,

определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности,

признание электронной цифровой подписи налогоплательщиков или должностных лиц

налогоплательщиков, только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых

ключей.

Пунктом 6 статьи 9 Закона №996 установлено, что, в случае составления и хранения

первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации,

предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию

других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов

и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

В то же время, пунктом 85.2 статьи 85 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) определено,

что налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих

органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки.

Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

Кроме того, пунктом 85.8 статьи 85 НКУ установлено, что должностное (служебное)

лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных настоящим

НКУ, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов,

относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика

или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Аналогично, пунктом 85.4 статьи 85 НКУ установлено, что при проведении проверок

должностные лица контролирующего органа имеют право получать от налогоплательщиков

надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских

и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения,

неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого

законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Согласно статье 12 Закона №851 проверка целостности электронного документа проводится

путем проверки электронной цифровой подписи.

Абзацем шестым статьи 7 Закона №851 определено, что копией документа на бумаге

для электронного документа является визуальное представление электронного документа

на бумаге, которое заверено в порядке, установленном законодательством.

Порядок заверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный

момент времени, утвержден постановлением Кабинета министров Украины от 26 мая 2004 г. № 680.

Учитывая изложенное, контрагенты могут осуществлять ведение в электронном виде документов

по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов

налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского

учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов

и сборов (представление их в орган государственной фискальной службы, в частности,

при проведении проверки) при условии соблюдения налогоплательщиком требований,

определенных законодательством, а именно:

• такие документы будут подписываться электронной цифровой подписью, усиленный сертификат

которого предоставлено налогоплательщиком в орган государственной фискальной службы

в соответствии с договором о признании электронных документов, заключенного с органом

государственной фискальной службы;

• при проведении проверок должностные лица органа государственной фискальной службы будут

получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов,

относящихся к предмету проверки.

Следует отметить, что пунктом 44.1 НКУ установлено, что для целей налогообложения

налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных

с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании

первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других

документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых

предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных

деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем

первым настоящего пункта.

То есть, невыполнение налогоплательщиком указанных в законодательстве требований

к первичным документам и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов

и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания контролирующими

органами, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.